روابط عمومي فعاليتي است ممتد ، مداوم و طرح‌ريزي شده كه از طريق آن ، افراد و سازمانها مي‌كوشند تا تفاهم و پشتيباني كساني را كه با آنها سروكار دارند به دست آورند و در حقيقت بخشي از مديريت است و در اغلب موارد نقش مغز متفكر ، قلب تپنده ، دست اجراء ، پاي پيشرفت ، گوش شنوا ، چشم بينا و زبان گوياي سازمان مديريت آن را ايفا مي‌كند.

روابط عمومی چیست ؟

روابط عمومی فعالیتی است ممتد ، مداوم و طرح‌ریزی شده که از طریق آن ، افراد و سازمانها می‌کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند به دست آورند و در حقیقت بخشی از مدیریت است و در اغلب موارد نقش مغز متفکر ، قلب تپنده ، دست اجراء ، پای پیشرفت ، گوش شنوا ، چشم بینا و زبان گویای سازمان مدیریت آن را ایفا می‌کند.

فعالیتی که روابط عمومی انجام می‌دهد در یک کلمه «ارتباط» از دیدگاه نظری «علم» از جنبه عملی و اجرایی خود «فن» و از جنبه خلاقانه و زیبایی شناختی «هنر» است و آیینه تمام نمای سازمان و جایگاه دریافت و انتقال اطلاعات است.

روابط عمومی در حقیقت شبکه هوشیار ، بانک اطلاعات ، مغز متفکر سازمان و پل ارتباطی آن با افکار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمایلات و عادات و سلایق متفاوت است و باید خصلتهایی چون قانون مداری ، نظم ، شجاعت ، ابراز عقیده ، تحمل شنیدن آرای مخالفان ، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت رشد و توسعه نماید.

روابط عمومی اعمال فلسفه ، فلسفه اجتماعی ، مشاور و کارکرد ارتباطی مدیریت است که ؛ از این جهت یکی از اصلی ترین ارکان برای پایه گذاری یک روابط عمومی کارآمد و مسؤولیت پذیر در دستگاه این است که زیرنظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان انجام وظیفه نماید.

بی تردید ، هر نگرشی گویای اهداف و شیوه‌هایی است که نحوه رسیدن به آنها را مشخص می‌کند. بررسی نگرشهای عمده به روابط عمومی مشخص کرد که شامل مسیر و هدف مستند : منظور از مسیر کار روابط عمومی تاکتیکهایی است که روابط عمومی برای رسیدن به اهداف خود انتخاب می‌کند پس «هدف » مشخص کننده افق‌ها و ارزشهایی است که روابط عمومی در پیامها و برنامه‌های خود منظور می‌کند و در حقیقت به اختصار می توان گفت هدف روابط عمومی کسب تفاهم و پشتیبانی از طریق ایجاد احساس اشتراک میان فرد یا سازمان از سویی و مخاطبان از سوی دیگر می‌باشد که باعث ایجاد ارتباطی تعاملی و دوسویه ، مشارکتی و پیچیده است که به طور بالقوه به ایجاد حس اشتراک کمک می‌کند پس متخصصان روابط عمومی که نقش هماهنگ کننده درون سازمان و ارتباط سازمان با بیرون را ایفا می‌کنند از دانش مهارت‌های ارتباطی ، روان‌شناسی ، روان‌شناسی جامعه ، جامعه‌شناسی ، سیاست ، اقتصاد ، اصول مدیریت و علم اخلاق برخوردار باشند تا بتوانند از جایگاه ویژه خود بر عواملی چون تشخیص بازار جدید ، شناخت تولیدات جدید روش های نوین به طور کامل مشرف شوند تا هنگامی که سازمان در معرض هجوم مشکلات قرار می‌گیرد بتوانند وضعیت فعلی را حفظ نموده و برای جلوگیری از انزوای اجرایی که دیر یا زود متوجه هر سازمانی است کمک شایانی نمایند پس یکی دیگر از وظایف بس مهم و غیرقابل انکار هر متخصص روابط عمومی یک سازمان همانگونه که در بیانیه انجمن روابط عمومی آمریکا آمده است که بالاترین ارزش روابط عمومی در پیش‌بینی مسائل و شکل بخشیدن به رویدادهای آینده است نه در روایت گری و گزارش آنچه اتفاق می‌افتد یا مقابله با آنچه که پیش می‌آید.

شرح وظایف کلی روابط عمومی

- جمع‌آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها ، اقدامات ، طرحها و برنامه‌های سازمان به‌منظور تنظیم گزارش ، خبر و سیاستهای خبری و تبلیغاتی و اجرای طرحهای ارتباطی و انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی سازمان از طریق :

- شرکت در جلسات مهم هیأت امنا

- شورای معاونان و جلسات سیاستگذاری در سطح مدیران و معاونان رده اول سازمان

- ارتباط مستقیم و مستمر با مسؤلان

- شرکت در گردهمایی ها

- حضور در سفرهای داخلی و خارجی

- دریافت گزارش فعالیتها ، طرحها و برنامه‌های واحدهای مختلف سازمان ، صورتجلسات شوراها و مکاتباتی که ارزش اطلاع‌رسانی دارند.

- جمع‌آوری هر گونه اخبار اطلاعات مورد نیاز به روشهای تلفنی ، شفاهی ، مکاتبه‌ای یارانه‌ای

- ارتباط مستقیم با مردم ، جراید ، خبرگزاریها ، رسانه‌های گروهی داخلی و خارجی .

- بررسی مطالب مطروح در رسانه‌های گروهی و مجامع عمومی در ارتباط با فعالیتهای مستقیم و غیرمستقیم سازمان به‌منظور اطلاع‌رسانی ، انعکاس و پاسخگویی در صورت لزوم

- برقراری ارتباط با روابط عمومی سازمانهای دیگر و نهادهای دولتی برحسب ضرورت از طریق به‌کارگیری ابزار ارتباطی مناسب

- حضور در مراکز قانون گذاری و سیاست گذاری در سطوح ملی و ارتباط با نمایندگان مردم و سیاستگذاران پیرامون وظایف و عملکرد سازمان

- بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی مردم ، مخاطبان و خدمات گیرندگان در چهارچوب وظایف و در قالب طرحهای تحقیقاتی و ارائه نتایج حاصل به مسئولان سازمان به‌منظور اتخاذ روشهای اجرایی مطلوب و تدوین طرحها و برنامه‌های اجرایی و ارتباطی مناسب

- دریافت یا خرید کتب نشریات ، نوارهای صوتی و تصویری و اطلاعات و لوح ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای و دیگر اطلاعات ، اسناد و مدارک مورد نیاز ایجاد و اداره کتابخانه و آرشیو اطلاعاتی ، مطبوعاتی ، سمعی و بصری و رایانه‌ای مرجع در ارتباط با فعالیتهای سازمان و روابط عمومی با روشهای پیشرفته به‌منظور کاربردهای ارتباطی و استفاده همکاران سازمان

- پیگیری انجام به موقع وعده های مسؤولان سازمان به‌منظور انعکاس نتایج حاصل

- فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل میان مردم و مسئولان سازمان از طریق برگزاری ملاقات عمومی ، مصاحبه با رسانه‌های گروهی ، برپایی سخنرانیها - ترتیب سفرها ، بازدیدها و ملاقاتها

- پشتیبانی ، تحلیل و توجیه ارتباطی طرحها و برنامه‌های اجرایی سازمان به‌منظور روشن شدن اذهان عمومی.

- انعکاس فعالیتها ، برنامه‌ها و طرحهای سازمان به مردم ، دولت و نهادها و سازمانهای داخل و خارج کشور از طریق :

- سخنگوی سازمان

- تهیه و تدوین اخبار بیانیه‌ها اطلاعیه‌ها آگهی‌ها و پیامهای سازمان

- ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه‌های گروهی

- انتشار نشریه ادواری داخلی و چهارچوب قوانین مصوب

- انتشار نشریات ادواری و غیر ادواری برای عموم مخاطبان

- تهیه عکس اسلاید فیلم تیزر گزارش ، گزارش آگهی نوارهای صوتی و دیگر فعالیتهای سمعی و بصری و نوشتاری و رایانه‌ای از فعالیتهای سازمان آرشیو آنها و انعکاس و پخش آنها از طریق رسانه‌های گروهی .

- انتشار عملکرد سازمان و واحدهای مختلف آن در چارچوب قوانین مصوب

- برپایی نمایشگاههای گوناگون و شرکت در نمایشگاههای مرتبط

- طراحی و اجرای فعالیتهای ارتباطی و تبلیغی کلان سازمان

- ایجاد حسن رابطه و جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان سازمان در ستاد ، واحدهای تحت پوشش و مراکز استانها از طریق :

- برقراری جلسات داخلی و ایجاد نظام پیشنهادها و انتقادها و انعکاس پیشنهادها و انتقادهای کارکنان به مسئولان

- ایجاد وحدت رویه و نظارت بر حسن اجرای امور انتشاراتی ، تبلیغاتی و ارتباطی سازمان

- طراحی سازمان و شرح وظایف روابط عمومی برای بخشها و مؤسسات و واحدهای مختلف تحت پوشش سازمان و اصلاح و ارتقای سطح روابط عمومی های موجود

- اجرای امور نگارشی و هنری در زمینه‌های تبلیغاتی و انتشاراتی ستاد و سازمان مرکزی

- اجرا و ارائه خدمات و برنامه‌های فرهنگی تبلیغی و هنری در قالبهای گوناگون به همکاران

- مطالعه ، بررسی - ارزیابی برنامه‌ریزی و تجهیز مستمر روابط عمومی و فعالیتهای آن به‌منظور ارتقای کیفیت و بهینه سازی فعالیتهای تبلیغاتی ، انتشاراتی و ارتباطی براساس روشهای پیشرفته و به روز آموزش مستمر همکاران روابط عمومی و نیز تشکیل دوره‌هایا نشستهای توجیهی کوتاه مدت برای مدیران و کارکنان سازمان در زمینه روابط عمومی و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهای سازمان در این زمینه‌ها.

- مشارکت و برنامه‌ریزی جهت برگزاری سمینارها ، کنفرانسها، نمایشگاهها و کمیته‌های بازرگانی ، صنعتی ، تبلیغاتی ، فرهنگی ، هنری و فنی سازمان

- عقد قرارداد ، مجریان طرحهای روابط عمومی که به بیرون از سازمان سفارش داده می‌شوند.

- تهیه ، تنظیم و پیشنهادهای برنامه و بودجه سالانه روابط عمومی

- اجرای سایر امور مربوط که برحسب ضرورت از طریق بالاترین مقام سازمان برای اقدام ابلاغ می‌گردد

جامعه روابط عمومی