روابط عمومی عبارت است از «برنامه ریزی، ساخت و مدیریت روابط سودمند متقابل مستمر میان سازمان و ذینفعان به منظور تامین انتظارات آحاد جامعه». این تعریف، قالب مفیدی را برای توجه به عمل روابط عمومی فراهم می کند

روابط عمومی عبارت است از «برنامه ریزی، ساخت و مدیریت روابط سودمند متقابل مستمر میان سازمان و ذینفعان به منظور تامین انتظارات آحاد جامعه». این تعریف، قالب مفیدی را برای توجه به عمل روابط عمومی فراهم می کند؛ به این معنا که روابط عمومی می خواهد به منظور توسعه روابط سودمند متقابل و در نهایت پاسخ به نیازهای جامعه، درکی درست و مناسب از محیط اطراف و موقعیت و جایگاه خود بدست دهد. در واقع می توان گفت این تعریف بر جنبه های مختلف تفکر روابط عمومی معاصر تاکید دارد و روابط میان سازمان و محیط را مورد توجه مستمر قرار می دهد. نیاز به شناخت و درک متقابل به منظور تسریع دردستیابی به مقاصد و اهداف، امروزه در سازمانها و ادارات به عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده است. این ارتباط که از آن به عنوان روابط عمومی یاد می شود یکی از مهمترین و با ارزش‎ترین عوامل مؤثر در سرنوشت هر موسسه و گروه محسوب می گردد.

ویژگی های روابط عمومی در عصر ارتباطات دستخوش تحول بنیادین شده است

سید علی آقازاده استاندار مرکزی در جلسه شورای هماهنگی روابط عمومی های استان مرکزی، گفت: ویژگی های روابط عمومی در عصر ارتباطات دستخوش تحول بنیادین شده است که در این خصوص روابط عمومی ها باید به سرعت تغییر رویکرد داده و از پوسته سنتی مرسوم خارج شوند و مناسبات کاری خود را با شاخصه های نوین ارائه کنند. روابط عمومی ها باید خود را با شرایط روز تطبیق دهند و این مهم را در صدر اهداف سازمانی و امنیت پایدار تعریف کنند. مدیران روابط عمومی ها باید رویکردی خلاقانه و هوشمندانه از خود نشان دهند. شاید روابط عمومی مجموعه ای امنیتی محسوب نشود، اما اقدام مؤثر آنها می تواند در تحقق امنیت پایدار و اعتماد آفرینی مؤثر باشد.

آقازاده افزود: کار روابط عمومی ها نباید تمجید و بزرگنمایی امور باشد بلکه باید با انعکاس به موقع و شفاف مسائل به تکالیفشان عمل کنند. نگاه تیزبین و کلی نگر از ویژگی های بارز روابط عمومی موفق است. یکی از وظایف مهم مدیران روابط عمومی ها مسلط بودن به علوم مختلف و واقف بودن به شرایط روز است، به روز نبودن روابط عمومی ها به طور حتم باعث عقب افتادگی ادارات و سازمان ها می شود که در این رابطه باید سعی کنند با ایجاد ارتباط منطقی و مناسب بین دستگاه های اجرایی و مدیران با مردم، رضایتمندی را افزایش دهند.

وی ادامه داد: نقش و اثربخشی روابط عمومی ها در افزایش اعتماد عمومی بسیار مهم است و همه ما امروز باید عملکرد دستگاه های اجرایی را به شایستگی انعکاس دهیم، اما برخی مدیران روابط عمومی ها با نگاه متعصبانه و جزیره ای تنها اقدام به بیان عملکرد مثبت و محاسن دستگاه و مدیران تابعه خود می کنند. برخی از مدیران روابط عمومی ها در استفاده از تریبون ها بدون توجه به مردم، تنها سازمان و اداره خود را می بینند. اگر مدیر روابط عمومی چنین رویکرد متعصبانه ای دارد، قطعاً به صورت اشتباه در این منصب قرار گرفته است، چرا که روابط عمومی در ادارات و سازمان ها جایگاه حساسی دارد و باید پل ارتباطی بین مردم و سازمان و مدیران و ترویج دهنده اطمینان در جامعه باشد.

استاندار مرکزی اظهار داشت: روابط عمومی یک فن و هنر قلمداد می شود و اگر مدیران روابط عمومی ها هنرمند و متخصص به فنون این رشته نباشند قطعا سازمان و اداره دچار خسران می شود و فرصت اثربخشی از دست می رود. مدیران روابط عمومی ها باید نقدپذیری و تلاش در جهت رفع کاستی ها به منظور بازگشت اعتماد به جامعه و بسترسازی جهت امید به آینده و افزایش انگیزه، را سرلوحه کار خود قرار دهند و در این میان گاهی لازم است که این مدیران حتی نسبت به کارشناسان و مدیران مجموعه خود نقدهایی منصفانه داشته باشند. اینجاست که بخشی از وظایف محوله را به خوبی به انجام می رسانند و این امر قطعاً به اصلاح امور سازمانی کمک می کند.

آقازاده تصریح کرد: روابط عمومی با حوزه فعالیت حساس، پل ارتباطی صمیمانه بین مردم و مسئولان برای افزایش اطمینان و نشاط اجتماعی محسوب می شوند. اعتمادسازی و ایجاد فضای تعامل بین روابط عمومی ها با آحاد مردم زمینه امید به زندگی و نشاط اجتماعی را مضاعف می کند. در حوزه روابط عمومی باید به گونه ای عمل شود که روحیه اعتمادسازی و تقویت مشارکت در لایه های مختلف جامعه را تضمین کند. آنچه باعث می شود حس اعتماد به مجموعه حاکمیتی و دولت افزایش پیدا کند نحوه تعامل با مردم است. روزانه میلیون ها نفر به دوایر دولتی و نیمه دولتی در سراسر کشور مراجعه می کنند که حفظ و تقویت رضایتمندی آنان از خدمات امری ضروری است. کم شدن اعتماد مردم به دستگاه های اجرایی و مسئولان مطلوب نیست و باید این مهم در حوزه اطلاع رسانی آسیب شناسی شود.

وی بیان داشت: جلب اعتماد عمومی ۸۰ درصد مسیر را هموار می کند. در این خصوص با توجه به حجم بالای مراجعات به ادارات دولتی، تعامل درست با ارباب رجوع و جلب رضایتمندی آنها و پرهیز از ناراضی تراشی مردم بسیار مهم است که در این رابطه روابط عمومی ها نقش مؤثری در ایجاد رضایتمندی و همچنین اثربخشی بسیاری در جلب اعتماد عمومی دارند. در شرایط فعلی روابط عمومی ها باید عوامل آزاردهنده مردم را شناسایی کنند. شاید نتوانند به صورت مستقیم در رفع مشکلات اقدام کنند، اما اینکه مردم در جریان فعالیت مسئولان، اقدامات صادقانه و به دور از فساد قرار گیرند در اعتمادزایی مؤثر است و در این راستا رسانه ها نیز نقش مؤثری را می توانند ایفا کنند.

روابط عمومی نقش نظارتی بر عملکرد مدیران و اهداف سازمانی دارد

سردار کیومرث عزیزی فرمانده نیروی انتظامی استان مرکزی نیز در این جلسه گفت: روابط عمومی علاوه بر اطلاع رسانی هدفمند و صادقانه، نقش نظارتی بر عملکرد مدیران و اهداف سازمانی نیز دارد و باید در این راستا فعالانه عمل کند. روابط عمومی ها نقش بی بدیل و اثربخشی در پیشبرد اهداف و برنامه های ادارات و سازمان ها دارند و در این رابطه می توانند نقش مؤثری در تغییر و اصلاح فرهنگ سازمانی داشته باشند. تدوین نظام اداری منظم و شفاف سازی روشن در پیشبرد اهداف و برنامه ها بسیار مهم است و در این راستا روابط عمومی ها در حوزه کاری خود باید با ایجاد تعامل با سایر نهادهای دولتی و خصوصی و دستگاه های اجرایی از بروز شایعات جلوگیری کنند.

سردار عزیزی افزود: خروج مدیران و کارشناسان روابط عمومی ها از فضای انفعالی و استفاده از قدرت اقناعی جهت تعامل و ارتباطات بیشتر بسیار لازم و ضروری است که در این راستا روابط عمومی ها می توانند نقش موثری در تغییر و اصلاح فرهنگ سازمانی داشته باشند. جذب بهترین افراد پرورش یافته در سازمانی که فاقد فرهنگ سازمانی است، منجر به ذوب افراد تربیت یافته می شود، اما وجود ساختار سازمانی می تواند اثربخشی یک نیرو را افزایش دهد.

وی ادامه داد: سازماندهی خبری سازمان ها یکی از عناوین شرح وظایف روابط عمومی هاست به طوری که مدیران روابط عمومی ها نباید به پشت میز نشینی اکتفا کنند و منتظر دریافت اخبار مجموعه خود باشند، بلکه باید در جریان تمامی اخبار باشند چرا که بی اطلاعی یک مدیر روابط عمومی از اخبار سازمان خود ضعف محسوب می شود. امروز شاهد برخی از تخریب ها در فضاهای مختلف هستیم ولی قدرت روابط عمومی ها می تواند در کاهش فشارها و بار شکایات که فرصت و زمان ادارات را به خود اختصاص می دهد، را در پی داشته باشد.

فرمانده نیروی انتظامی استان مرکزی اظهار داشت: همکاری هوشمندانه و برنامه محور روابط عمومی ها با مطبوعات و رسانه ها از انتشار شایعات و ایجاد التهاب و جو روانی در جامعه می کاهد. مطبوعات و رسانه ها باید مطالبه مردم از مسئولان را بدون ممیزی ارائه دهند و در مقابل مدیران نیز برای ارائه خدمات بهتر از مردم کمک بگیرند.

ساختار ارتقای جایگاه روابط عمومی ها تهیه و ابلاغ شده است

مصطفی عرب مدیرکل روابط عمومی استاندار مرکزی نیز در این جلسه گفت: یکی از مسائل و مشکلات مدیران روابط عمومی ها مباحث مدیریتی است که در این رابطه ساختار ارتقای جایگاه مدیریتی روابط عمومی ها تهیه و ابلاغ شده است، اما باید برای تحقق برنامه ها و اهداف، اختیارات لازم به مدیران روابط عمومی ها داده شود و مدیران کل ادارات و سازمان ها باید نگاه ویژه ای به حوزه اختیارات روابط عمومی ها داشته باشند.

جامعه روابط عمومی