یکی دیگر از مهارت های زندگی، مهارت برنامه ریزی و سازماندهی کارهاست.

یکی دیگر از مهارت های زندگی، مهارت برنامه ریزی و سازماندهی کارهاست. این مهارت پس از مهارت هدف گذاری و تصمیم گیری مطرح می شود که در مقالات بعدی به آن هم اشاره خواهد شد. بدون برنامه ریزی و سازماندهی درست ممکن است کارهایی را انجام بدهیم که نیازی به انجام آنها نباشد یا برعکس کارهایی را که نیاز به انجام دادن آنها داریم  را به موقع انجام ندهیم و فرصت ها را از دست بدهیم.

 

برنامه ریزی و سازماندهی

برنامه ریزی و سازماندهی معمولاَ رابطه نزدیکی با هم دارند. متخصصان سیستم برنامه ریزی را بدون سازماندهی را بدون معنا می دانند. برای تعریف سازماندهی و نظارت می توان هر گونه فعالیتی که باعث هم سویی کارهای انجام شده با اهداف برنامه مان است و به نوعی چراغ راهنمای هدایت کارهایمان به سمت اهداف را در بر می گیرد.

 

 

مراحل اساسی برنامه ریزی

۱- تعیین هدف

۲- تعیین فعالیت های لازم برای رسیدن به هدف.

۳- تعیین گام های عملی یا فعالیت و ترتیب انجام کارها.

۴- مشخص کردن تاریخ شروع و پایان کار که به نوهی مدیریت زمان است.

۵- تعیین نمودن منابع لازم، تجهیزات و امکانات و در نهایت هزینه.

۶- تصمیم برای اجرای کار.

 

 

مراحل اساسی فرایند سازماندهی

۱- نتایج بدست آمده را بسنجیم.

۲- برای هر فعالیت شاخص اندازه گیری تعریف نماییم.

۳- میزان انحراف از فعالیت را تعیین نماییم.

۴- برای انحراف از فعالیت دلایل خود را تعیین کنیم.

۵- فعالیت و کارهای اصلاحی جهت جبران از انحراف را تدوین نماییم.

 

 

 

 

با یک مثال روشن و ساده روش برنامه ریزی را با هم مرور نماییم. به طور مثال شخصی که منزلش در طبقه چهارم یک آپارتمان است می خواهد یک روزنامه از بیرون منزل بخرد.

گام اول: تعیین هدف: خرید روزنامه.

گام دوم: تعیین فعالیت های لازم برای خرید روزنامه.

گام سوم: تعریف مشخصات فعالیت ها و زمان هر فعالیت. بطور مثال برای هر فعالیت یک کد تعیین کنید (کد فعالیت: A)؛ شرح فعالیت: پوشیدن لباس؛ زمان را به دقیقه بنویسید (۵ دقیقه) و در نهایت فعالیتی که تکمیل کننده یا پیش نیاز این گام هست را تعیین کنیم. بهترین کار رسم یک جدول با سطر و ستون های مشخص است. در ادامه فعالیت های دیگر را مطابق توضیح بالا  درج کنید (پا کردن کفش، پایین آمدن از طبقه چهارم و رفتن به روزنامه فروشی . خرید).

 

 

برای تمرین و مهارت لطفا برنامه ریزی یک مسافرت خانوادگی را بنویسید. ابتدا اهداف را مشخص نمایید. دوم: نمودار جداسازی فعالیت های برنامه را بکشید. سوم: جدول زمان بندی هر فعالیت را رسم نمایید.

 

در مقالات بعدی در باره سازماندهی و کنترل و چگونگی آن بیشتر می آموزیم.

عارفه منجم