اطلاعات ما از مخاطبان فقط محدود به قبل از سخنرانی نیست بلکه در حین انجام آن و حتی پس از آن نیز ما بی نیاز از این اطلاعت ارزشمند نیستیم. پس لازم است به اطلاعات بدست آمده از هر سه مرحله توجه شود. اطلاعت قبل از سخنرانی، حین سخنرانی و بعد از سخنرانی.

یکی از اولین گامهایی که برای یک ارائه خوب و تاثیر گذار باید برداریم و اتفاقا محکم هم باید برداشته شود این است که مخاطب خود را خوب بشناسیم. هر چقدر شناخت ما از مخاطبان و شنونده ها بیشتر باشد مسلما اجرای بهتری خواهیم داشت. اینکه چگونه و از چه راههایی باید این اطلاعت را بدست آوریم موضوع این مقاله می باشد.البته اطلاعات ما از مخاطبان فقط محدود به قبل از سخنرانی نیست بلکه در حین انجام آن و حتی پس از آن نیز ما بی نیاز از این اطلاعت ارزشمند نیستیم. پس لازم است به اطلاعات بدست آمده از هر سه مرحله توجه شود. اطلاعت قبل از سخنرانی، حین سخنرانی و بعد از سخنرانی.

شناخت مخاطب :

شناخت مخاطب به طور کلی به سه بخش قبل از سخنرانی، حین سخنرانی و بعد از سخنرانی تقسیم می شود که در ادامه مقاله هر بخش را به تفکیک توضیح خواهیم داد.

قبل از سخنرانی:

تهیه محتوای شما بستگی مستقیم به مخطبانتان دارد و حتما باید قبل از روند آماده سازی به این موضوع توجه کنید. از چند طریق می توانیم از مخاطبان بیشتر بدانید:

tick red 16 16 مسئول برگزاری:

از طریق مسئولین برگزاری سخنرانی می توانیم به اطلاعات مهمی راجع به مخاطب دسترسی پیدا کنیم. اطلاعاتی از قبیل اینکه چه سن و سالی دارند، بیشتر زن هستند یا مرد، تحصیلات و دانش آنها در جه سطحی است. اگر به سازمانی دعوت شده اید، آیا جو خاصی بر آن سازمان حاکم است و یا نگرش آنها نسبت به موضوع سخنرانی چیست. به اجبار باید به سخنرانی شما گوش دهند و یا شرکت در جلسه سخنرانی برای آنها آزاد بوده. فرهنگ سازمانی خاصی بر آنها حاکم است یا خیر.

tick red 16 16 جستجو در اینترنت:

با صرف کمی وقت و حوصله و از طریق جستجو در اینترنت می توانید به اطلاعات خوبی راجع به مخاطبان دست پیدا کنید به عنوان مثال اگر قرار است برای نوجوانان سخنرانی داشته باشید و اختلاف سنی زیادی با آنان دارید، بهتر است کمی درخصوص علایق و سرگرمی های آنان تحقیق کرده و در خصوص دغدغه ها و مشکلاتشان بیشتر بدانید تا بتوانید ارتباط موثرتری برقرار کنید. فکرش را کنید نوجوانان حاضر در سخنرانی شما چه حسی به شما پیدا می کنند اگر راجع به بازی کامپیوتری جدیدی که تازه به بازار آمده و مورد علاقه آنان است صحبت کنید! و یا با حساس همدلانه در خصوص مشکلات دوران کهنسالی در حضور افراد مسن صحبت کنید!

tick red 16 16  ثبت نام و تکمیل فرم:

از طریق طراحی فرم های هدفمند می توانید در خصوص شرکت کنندگان بیشتر بدانید. اگر قرار است برای دوره یا سمینار شما ثبت نام انجام شود بهتر است سوالات فرم را طوری طراحی کنید که با تحلیل آنها بتوانید به اطلاعاتی که در خصوص مخاطبان نیاز دارید دست یابید.

tick red 16 16 حضور در مکان سخنرانی:

اگر قبل از شروع ارائه خود در محل برگزاری حضور یابید می توانید با شرکت کنندگان از نزدیک دیدار دوستانه ای داشته باشید اینکار در درجه اول باعث می شود اضطراب شما کاهش یابد و هم اینکه با حال و هوای حضار آشنا می شوید. متوجه می شوید که بیشتر خانم هستند یا آقا، چه رده سنی هستند. حتی سبک پوشش آنان می تواند گویای اطلاعت خوبی باشد.

حین سخنرانی:

اگر هنگام اجرای سخنرانی کمی بیشتر حواستان به شنوندگانتان باشد، به اطلاعت مفیدی دست خواهید یاقت که ممکن است حتی روند اجرایتان را تغییر دهد. باید سعی کنید که اجرایتان پویا بوده و یک تعامل دوطرفه باشد، یعنی بسته به حال و هوای مخاطب بتوانید تغییرات لازم را در سخنرانی خود ایجاد کنید.

tick red 16 16 توجه به علایم کلامی و غیر کلامی:

سخنران خوب و باهوش سعی می کند همیشه و همه جا حواسش به مخاطب باشد. مخصوصا هنگامی که در حال صحبت است، باید همه حرکات و حالات مخاطب را رصد کند. پیامهای کلامی و مخصوصا غیر کلامی که مخاطب از خود بروز می دهد به شدت می تواند روند سخنرانی ما را تحت تاثیر قرار دهد. علائمی مانند خمیازه کشیدن، نگاه پی در پی به ساعت، حرف زدن با بغل دستی، صحبت با موبایل، ترک کردن سالن و علائمی این چنین که نشان از بی توجهی مخاطب داشته و باید حتما دلیل آن را یافته و راه حلی برای رفع آن بیابیم. البته بی توجهی مخاطب به چند دلیل ممکن است رخ دهد که می توانید در اینجا بیشتر در این خصوص بدانید.

tick red 16 16 استفاده از عامل نفوذی:

نگران نباشید قرار نیست جاسوس میان مخاطبان بفرستیم. یک دوست و یا شخصی از همکاران که او را می شناسید و به او اعتماد دارید می تواند بازخورد خوبی از مخاطبان به شما دهد. یک دوست خوب هم قوت قلب برایتان بوده و هم اینکه نقاط ضعفتان را صادقانه با شما درمیان خواهد گذاشت. و چون در بین شرکت کنندگان است به آنها نزدیکتز بوده و احتمالا بیشتر آنان را درک کرده و به شما انتقال میدهد.

tick red 16 16 هنگام استراحت:

در اکثر سمینارها و کارگاه های آموزشی که بیش از یک بخش دارند، اصولا بعد از هر ۹۰ دقیقه استراحتی ما بین بخشهای آن در نظر می گیرند، به نظر من فرصت مناسبی است که بازبینی بر روند سخنرانی داشته باشیم و با توجه به بازخوردهای مفیدی که در این زمان بدست می آوریم قادر خواهیم بود در صورت امکان تغییرات لازم را در محتوی و یا اجرای خود در ایجاد کنیم. البته عامل نفوذی در این مواقع می تواند کمک زیادی برای شما باشد به عنوان مثال هنگام وقت استراحت یا پذیرایی در بین شرکت کنندگان برود و به جمع آوری بازخوردها به شما کمک کند. زیرا افراد معمولا بصورت غیر رسمی و در گروه های دوستانه معمولا راحت تر اظهار نظر می کنند.

 

یک مزیت دیگر وقت استراحت در این است که در این زمان معمولا افراد پی گیر و یا کسانی که برایشان سوالی درخصوص محتوای شما مطرح شده نزد شما می آیند و سوالات خود را تک به تک مطرح کرده و در بیشتر مواقع نظرات خوبی هم عنوان می کنند. نظراتی مانند اینکه بخشی مبهم بوده و یا نیاز به توضیح بیشتر دارد.

tick red 16 16 سوالات مخاطبان:

پرسشهایی که مخاطبان در حین ارائه شما مطرح می کنند می تواند راهنمای مناسبی برای شما باشند. سوالات آنان می تواند گویای این نکته باشد که کدام بخش از مطالب برایشان جذاب تر بوده و یا در خصوص کدام قسمت نیاز به توضیح و تکمیل اطلاعات است. و به عنوان مثال اگر تعداد زیادی از حضار در خصوص نکته ای که بیان نمودید سوال داشتند احتمالا برایشان مبهم بوده و شاید لازم باشد توضیحات بیشتری ارائه داده و با آوردن مثالی موضوع را روشن نمایید. برخی اوقات هم با یک سوال مخاطب مجبور می شوید تغییراتی در محتوی و یا نحوه بیانتان ایجاد کنید.

پس از سخنرانی:

اطاعاتی که در این قسمت می توانید بدست آورید واقعا ارزشمند هستند و شامل نکته ها، پیشنهادات و یا انتقاداتی می شوند که اگر نسبت به آنها توجه کنیم می توانیم درسهای مفیدی از آنان بگیریم .

tick red 16 16 از طریق فرمهای نظر سنجی:

من به شخصه بعد از یک دوره و یا کارگاه حتما به برگه های نظرسنجی رجوع کرده و به تحلیل آنان می پردازم تمام انتقادات و پیشنهادات را بررسی کرده و در یک دفترچه مخصوص نتایج تحلیلم را می نویسم و شاید باورتان نشود این تجربیات مانند یک معلم بزرگ برایم هستند. تنها نکته ای که باید به آن توجه کنید این است که طوری برگه های نظرسنجی را طراحی کنید که مخاطب را به فکر وادار کند و تمایل داشته باشد نظراتش را صادقانه بنویسد.

 

tick red 16 16 از طریق راهای ارتباطی که در نظر گرفته اید:

حتما در پایان سخنرانی خود شماره تماس و یا ایمیل و یا یک راه ارتباطی مناسب به مخاطب معرفی کنید که در صورت داشتن نظر و یا پیشنهاد و یا سوالات احتمالی بتواند به شما رجوع کند. این مسئله نشان می دهد که شما برای آنان ارزش قائل هستید و پاسخگوی آنان خواهید بود. استفاده از شبکه های اجتماعی می تواند گزینه مناسبی برای تعامل با مخاطب باشد البته لازمه آن اینست که مدیریت صحیحی بر آن داشته باشید.

 

جامعه روابط عمومی