دسترسی ها

ایه‌ی زیرین بحث‌ها و گفتگوها – پیام‌های پنهان در کلمات

با این حال، بخشی از بحث انتخاب کلمات و جمله‌ها و جمله‌بندی‌ها در گفتگو، بیش از آنکه به تسلط کلامی بازگردد به تسلط ما بر مهارت ارتباطی باز می‌گردد:

• اینکه در درون خودمان، واقعاً بدانیم چه می‌خواهیم بگوییم.
• اینکه بتوانیم خواسته‌ی خود را به بهترین شکل ممکن بیان کنیم.
• اینکه بخواهیم و بتوانیم مطمئن شویم که طرف مقابل هم، پیام ما را به همان شکل که مد نظر ما بوده دریافت کرده است.

ما درس‌های متعددی در بحث مهارت‌های ارتباطی با هدف توجه به پیام‌های پنهان در کلمات طراحی کرده‌ایم که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• گفتگو با خود
• کلمات عینی و ذهنی
• جبر محیطی و پنهان در جملات
• مقایه به عنوان یک قضاوت

هیچکس نمی‌تواند ادعا کند که فهرست کاملی از ابزارهای ارتباطی تهیه و تدوین کرده است.

اما به هر حال هر یک از ما با شنیدن ابزارهای ارتباطی، چند مثال را به خاطر می‌آوریم و طبیعتاً بسته به شرایط خود و نیازهایمان، احتمالاً تسلط بیشتر بر تعدادی از آنها را در اولویت قرار می‌دهیم.

برخی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی به شرح زیر هستند:

گفتگو: گفتگو کردن با یک نفر دیگر، یکی از قدیمی‌ترین ابزارهای ارتباطی انسان است. جالب اینجاست که هنوز هم یکی از چالش‌برانگیزترین ابزارهاست. بخش مهمی از ضعف‌های ارتباطی ما انسان‌ها به شکلی با ضعف در مهارت گفتگو در ارتباط است. متمم هم در تکمیل و توسعه درس مهارتهای ارتباطی خود، بحث مهارت گفتگو را در اولویت قرار می‌دهد.

جلسه: برگزاری جلسه، یکی دیگر از ابزارهای ارتباطی ما انسان‌هاست که البته شکل رسمی آن معمولاً محدود به سازمان‌ها و کسب و کارهاست. اگر چه شکل غیررسمی آن هم سهم قابل توجهی از زندگی روزمره ما را به خود اختصاص می‌دهد (مثلاً در جلسه ساختمان، جلسه خواستگاری، یا جلسه برای رفع کدورت با دوستان و بستگان). جلسه به عنوان یک ابزار ارتباطی آن‌قدر پیچیدگی‌ها و جزئیات فراوان دارد که مهارت مدیریت جلسه را به عنوان یک مهارت مستقل مورد نیاز برای زندگی روزمره، محیط کار و نیز مذاکره های تجاری آموزش می‌دهند.

ایمیل: ایمیل به عنوان یک ابزار ارتباطی مدرن، حتی قبل از اختراع اینترنت هم وجود داشته است و هم‌چنان هم مورد استفاده قرار می‌گیرد. استفاده از ایمیل در سال‌های اخیر روند کاهنده‌ای را تجربه می‌کرد. اما با ترویج استفاده از موبایل، آمارها نشان می‌دهند که استفاده از ایمیل دوباره رو به افزایش گذاشته است. وقتی از ایمیل به عنوان ابزار ارتباطی صحبت می‌کنیم، به تقسیم‌بندی زیر توجه داشته باشیم:

• ایمیل به عنوان ابزار ارتباط یک فرد با فرد دیگر (One-to-One Communication)
• ایمیل به عنوان ابزار ارتباط یک نفر با یک جمع گسترده (One-to-Many Communication)

گزارش: گزارش نویسی هم از جمله ابزارهای ارتباطی ارزشمند است. ما در متمم به علت اهمیت این موضوع، مجموعه درس‌های مستقلی را تحت عنوان گزارش نویسی منتشر کرده‌ایم که البته به تدریج تکمیل‌تر خواهد شد.

اسلاید: اسلاید و اسلاید سازی را تا حدود یک دهه قبل، بیشتر مختص دانشجویان و محیط‌های دانشگاهی می‌دانستند. اما امروزه، اسلایدسازی هم در کنار سایر ابزارهای ارتباطی، مورد توجه قرار گرفته است. به سختی می‌توانید یک جلسه‌ی سازمانی حرفه‌ای را بیابید که شکلی از اسلاید و اسلایدسازی در آن به کار گرفته نشود. اسلایدسازی در شکل بسیار ساده‌‌اش، حتی می‌تواند برای تولید حرفه‌ای‌تر یک عکس تبلیغاتی در اینستاگرام یا پیام اطلاع رسانی در تلگرام نیز مفید باشد.

گفتگوی تلفنی: شاید بتوان گفت نگاه ما انسان‌ها به گفتگوی تلفنی به عنوان یک ابزار تلفنی طی ده سال اخیر تغییر کرده است. حدود ده سال قبل، وقتی از تماس تلفنی صحبت می‌کردیم، آن را بیشتر با دیدار فیزیکی و رو در رو مقایسه می‌کردیم و شکل سطح پایین‌تر و ضعیف‌تری از ارتباط می‌دیدیم. اما با توجه به ارتباط پیامی و پیامکی که طی سال‌های اخیر از طریق نرم‌افزارهای پیام‌رسان رایج شده است، معیار مقایسه و سنجش تا حدی تغییر کرده است.

امروز وقتی تصمیم می‌گیریم از تلفن به عنوان یک ابزار ارتباطی استفاده کنیم، احساس می‌کنیم که شکل غنی‌تری از رابطه را (در مقایسه با گزینه‌ی پیش‌فرض) انتخاب کرده‌ایم. البته طبیعتاً در محیط کسب و کار، هنوز تا حدی وضعیت قبلی حاکم است.

به هر حال، چه ارتباط تلفنی را شکل ضعیف شده‌ی رابطه رو در رو در نظر بگیریم و چه شکل غنی شده‌ی رابطه‌ی پیامکی، مهم است که برای بهبود مهارت خود در استفاده از این ابزار ارتباطی تلاش کنیم.

فروش تلفنی

مذاکره تلفنی(فایل صوتی)

نکاتی تلفنی حرفه ای با مشتری

نامه نگاری: نامه نگاری، صرفاً محدود به مکاتبات اداری نیست. اگر نامه را به شکل بازتر و کلی‌تری تعریف کنیم، همه‌ی ما همچنان مانند قبل نیازمند بهبود مهارت نامه نگاری هستیم.

نامه را می‌توان وسیله‌ای برای ارسال پیام‌هایی با طول متوسط و طولانی در قالب غیرشفاهی دانست.

مهم‌ترین ویژگی که نامه را از سایر ابزارهای ارتباطی متمایز می‌کند این است که ما مجموعه‌ای از حرف‌ها و نظرات و خواسته‌ها و انتظارات را مطرح می‌کنیم و برای طرف مقابل ارسال می‌کنیم، اما این فرصت را نداریم که در میانه‌ی بحث و گفته‌های خود از او بازخورد بگیریم (به نامه‌ی استعفای یک کارمند، به نامه‌ی گلایه‌ی یک زن یا مرد از همسرش، به نامه‌‌ای که برای یک مشاور ارسال می‌کنیم، فکر کنید).

به همین علت، نامه نگاری ظرافت‌ها و دقت‌های خاص خود را می‌طلبد و نمی‌توان تمام چالش نامه نگاری را به مواردی مانند تفاوت «عطف به» و «بازگشت به» و یا به کار بردن «هامش» به جای «پاراف» محدود کرد.