نقش روابط عمومی در بازتاب اخبار صحیح از درون به بیرون سازمان و ایجاد تعامل میان بخش‌های مختلف بسیار مؤثر است و این واحد می‌تواند به ‌خوبی با ارتباط مناسبی که با رسانه‌ها ایجاد می‌کند، اخبار صحیح را در اختیار آن‌ها قرار دهد و سازمان را به اهداف مورد نظر نزدیک کند.

در کشور ما نقش روابط عمومی آن‌گونه که باید و شاید پررنگ نشده است و بیشتر شرکت‌ها واحد به واحد روابط عمومی تنها از دید اقتصادی و تخصیص بودجه نگاه می‌کنند. که این موضوع باعث شده است ارتباط صحیحی میان درون و بیرون سازمان شکل نگیرد و در برخی از مواقع، سازمان نتواند اخباری که بازتاب داده می‌شود، کنترل کند.

نقش روابط عمومی در بازتاب اخبار صحیح از درون به بیرون سازمان و ایجاد تعامل میان بخش‌های مختلف بسیار مؤثر است و این واحد می‌تواند به ‌خوبی با ارتباط مناسبی که با رسانه‌ها ایجاد می‌کند، اخبار صحیح را در اختیار آن‌ها قرار دهد و سازمان را به اهداف مورد نظر نزدیک کند.

در شرکت فولاد خوزستان نیز نقش روابط عمومی بسیار پررنگ است و این واحد توانسته است با ایجاد تعامل پایدار میان درون و بیرون سازمان، اخبار مناسب را در اختیار مخاطبان قرار دهد.

روابط عمومی در حقیقت همه ارتباطات یک سازمان بزرگ و کوچک را بر روی مخاطبان خود تنظیم می‌کند و در این رابطه باید گفت به‌نوعی دماسنج است. بنابراین برای هر سازمان در هر جا نیاز به موضع‌گیری، پاسخگویی، مذاکره و یا اصلاح دیدگاه مخاطب باشد، همواره این مدیریت روابط عمومی است که باید به‌عنوان پیشقدم وارد موضوع شود. البته ناگفته نماند مخاطبان یک سازمان متفاوت هستند. چرا که ممکن است این مخاطبان مسئولان یک منطقه، مردم یا اینکه سهامداران یا کارکنان سازمان مربوطه باشند. در هر صورت وظیفه روابط عمومی توجیه آن‌ها است.

به عبارت دیگر سخنگوی رسمی هر نهاد، سازمان و یا شرکتی روابط عمومی آن است.به هر میزانی که ابعاد یک سازمان بزرگ‌تر شد، به‌طور حتم باید ساختار آن نیز به همان نسبت توسعه یابد. هنگامی که فروش یک بنگاه تولیدی وارد حوزه صادرات می‌شود، بالطبع باید روابط عمومی هم خود را بین‌المللی بیابد.

در این زمینه لازم است که حرکت همه ابعاد یک سازمان با یکدیگر معنا داشته باشند. زیرا با توسعه یک سازمان، مناسبات و ارتباطات آن نیز دچار دگرگونی می‌شود. هر چند که ممکن است دورزمانی یک کارخانه با تولید محدود به‌دنبال مشتریان محلی باشد، اما وقتی این کارخانه از کل کشور مشتری داشته باشد، یقینا باید به‌صورت ملی فکر کند و جغرافیای نگاه خود را دگرگون کند. به همان نسبت نیز هنگامی که تولیدات این کارخانه به بازار جهانی وارد شد و در آنجا به رقابت پرداخت، طبیعی است که واحد روابط عمومی آن سازمان باید از یک ساختار محلی به ساختار ملی و سپس به ساختار بین‌المللی تغییر ماهیت بدهد.توسعه نیافتن بخش روابط عمومی در سازمان‌هادر این میان به نقش بخش روابط عمومی در سازمان‌های بزرگ کمتر توجه شده است. دو علت می‌توان برای این موضوع مطرح کرد؛ نخست، علت اقتصادی و دیگری علت اجتماعی.

باید توجه داشت در حال حاضر این دو علت به هم تنیده‌اند. علت اقتصادی به نگاه مدیریت کل یک سازمان معطوف می‌شود که همواره قصد دارد سازمان در آن واحد توجیه اقتصادی خود را به همراه داشته باشد. این یعنی مدیر تصور نمی‌کند ممکن است واحد روابط عمومی زمینه‌ساز اجتماعی برخی تحولات آتی در اطراف خود باشد، زیرا برخی از نتیجه توسعه روابط عمومی، پنهان هستند. به‌عنوان نمونه، اگر سازمان رسانه‌ها را در یک منطقه دست‌کم بگیرد و با آن‌ها ارتباط نزدیک نداشته باشد، طبیعتا آن‌ها طبق اطلاعات خود و برداشت‌هایی که ممکن است داشته باشند، ذهنیت جامعه و حتی کارکنان آن اداره و سازمان و شرکت را علیه اهداف و خط مشی و یا مدیریت آن تخریب کنند.

اما در صورتی که رابطه صحیح روابط عمومی با رسانه‌ها برقرار باشد و به هم احترام بگذارند و به‌طور مداوم اخبار و اطلاعات لازم را تبادل کنند، سوءتفاهمی ایجاد نخواهد شد. بنابراین رسانه‌ها عملا یاری‌رسان اهداف سازمان مورد نظر خواهد شد. در نتیجه به تعادل رساندن ارتباطات درون سازمان و بیرون سازمان هزینه‌بر نیز است و باید در بودجه برای آن رقم قابل اعتنایی را مد نظر قرار داد.حال خلاف این موضوع، اگر یک مدیر با یک نگاه سنتی و محدود دور سازمان حصار کشید و با رسانه‌ها و افراد بیرون از سازمان هیچ گونه ارتباطی برقرار نکرد، این تفکر ایجاد می‌شود که چرا باید چنین هزینه‌هایی را متکفل شد.

در این وضعیت طبیعی است رسانه‌ها نیز با اخبار و تحلیلی که از بیرون برای سازمان درست می‌کنند، در یک بزنگاه‌هایی، ناخواسته ذهنیت کارکنان و مردم و مسئولان را روبه‌روی سازمان تولیدی قرار می‌دهند. در مواردی نیز مشاهده شده است تفاقا هزینه این بزنگاه‌ها چه بسا از رقم بودجه اولیه هم بیشتر می‌شود. یک روابط عمومی قوی و بزرگ همه این نوسانات را تبدیل به یک آرامش همیشگی برای مدیریت و لاجرم تحقق اهداف سازمان خواهد کرد.برای توسعه بخش روابط عمومی، ابتدا باید پذیرفت که در مجموعه و مدیریت واحد روابط عمومی تخصص‌هایی مثل تبلیغات، ارتباطات و کار رسانه‌ای به رسمیت شناخته شوند.

این یعنی افرادی در سازمان به‌کار گرفته شوند که دارای دانش و توانایی‌های لازم در این رشته‌ها باشند. علاوه بر این، افرادی در این واحد حضور داشته باشند که شخصیت آن‌ها با این واحد و اهداف آن همخوانی داشته باشند. یعنی جذابیت پذیرش در جامعه و سازمان در مورد آن‌ها وجود داشته باشد. این موضوع از طرز لباس پوشیدن تا آداب معاشرت تغییر می‌کند و باید به آن توجه لازم را به‌خرج داد.از سویی باید عنایت داشت که روابط عمومی بازو و مشاور مدیریت سازمان نیز محسوب می‌شود.

به عبارت دیگر این واحد باید از درون و بیرون سازمان آخرین اطلاعات را جهت مشاوره صحیح پیرامون افکار عمومی در اختیار مدیریت بگذارد. چنین رویکردی مبین این است که مجموعه روابط عمومی باید از لحاظ اخبار و دانش مسائل نیز به‌روز باشد.با در نظر گرفتن این لوازم می‌توان امیدوار بود که روابط عمومی جایگاه خود را در یک سازمان خواهد یافت؛ در غیر این صورت مثل بسیاری از سازمان‌های موجود واحدی به‌نام روابط عمومی وجود دارد، اما در واقع پوسته‌ای بدون کارایی است و قادر به ایجاد سرپل بین مدیریت، کارکنان، سهامداران، جامعه و مسئولان نخواهد بود.جایگاه روابط عمومی در شرکت فولاد خوزستاندر شرکت فولاد خوزستان مدیریت روابط عمومی جزو بالاترین حلقه‌های پیوسته به مدیریت عامل شرکت است. این واحد دارای سه قسمت اصلی شامل تبلیغات، ارتباطات و رسانه‌ها است. در همین حال اخیرا قسمت جدیدی نیز به آن اضافه شده که وظیفه آن ارتباط با روابط عمومی شرکت‌های زیرمجموعه هلدینگ فولاد خوزستان است تا سیاست‌های واحدی در این رابطه و در همه مجموعه اعمال شود.به زعم واحد روابط عمومی شرکت فولاد خوزستان، مهمترین وظیفه‌ای که این واحد در آن مصر است اعمال شود، ایجاد نگرشی مثبت از شرکت در نزد کارکنان، جامعه، مسئولان محلی و سهامداران است و طبیعتا برای اعمال چنین نگاهی به‌شدت به تعامل با اصحاب رسانه اعتقاد دارد. ضمن اینکه از ظرفیت‌های فضای مجازی با ایجاد کانال رسمی برای انعکاس بهنگام اخبار، به‌خوبی استفاده می‌شود.

البته روابط عمومی از یک نشریه داخلی به‌نام «رویداد» نیز بهره‌مند است که هر دو هفته یک بار منتشر شده و به‌سادگی مجموعه‌ای از اخبار و تحلیل‌ها را در اختیار کارکنان و همچنین پاره‌ای از مخاطبان بیرون از شرکت قرار می‌دهد. همچنین در واحد روابط عمومی یک اکیپ تولید خبر وجود دارد که به‌سرعت هر خبری را از هر نقطه از شرکت تهیه کرده و به‌صورت مصور در کانال و سایت شرکت و همچنین در اختیار خبرگزاری‌ها و رسانه‌ها قرار می‌دهد.

علاوه بر این روابط عمومی طی یک سال اخیر مبادرت به احداث یک استودیوی تولید برنامه‌های سمعی و بصری کرده که باعث انتقال پیام‌ها و نقطه نظرات مجموعه مدیریت شرکت به کارکنان شده است و در آینده نیز به توسعه آن خواهد پرداخت. از لحاظ جنبی نیز خدمات فرهنگی شامل سینما، کتابخانه و کلاس‌های آموزشی در یک مجموعه فرهنگی و به مناسبت‌های مختلف در اختیار کارکنان و خانواده آنان قرار می‌گیرد.

غلامرضا فروغی نیا
مدیر روابط عمومی

جامعه روابط عمومی